เลขาฯคณะกรรมการบริหารสมาคม มีบทบาทมากกว่าที่คิด เรามักคุ้นกับบทบาทของเลขาฯ เฉพาะบทบาทในการประชุม อันที่จริงบทบาทของเลขาฯสมาคมยังครอบคลุมด้านอื่นๆอีก บทบาทแรก เกี่ยวกับการประชุม เลขาฯคณะกรรมการ มีบทบาทตั้งแต่การจัดเตรียมวาระการประชุม ร่วมกับนายกสมาคม การหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่จะพิจารณา เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการ หากในระหว่างประชุม ที่ประชุมมีข้อมูลที่ถูกต้อง และรอบด้านเพียงพอที่จะลงมติ ก็จะไม่ต้องรอให้เนิ่นช้าออกไป ในระหว่างการประชุม หน้าที่บันทึกผลการพิจารณาของคณะกรรมการ เพื่อนำมาจัดทำรายงานการประชุม ก็เป็นหน้าที่ของเลขาฯ บทบาทที่สอง เกี่ยวกับเอกสาร เลขาฯมีหน้าที่เก็บรักษา, ใช้ และปรับปรุงเอกสารสำคัญของสมาคม ไม่ว่าจะเป็นทะเบียนต่างๆ ใบอนุญาต ข้อบังคับสมาคม สมาคมมักมีระเบียบปฏิบัติ หรือข้อกำหนดบางอย่างที่คณะกรรมการมีมติออกมาใช้กับกรณีที่เข้าเงื่อนไขในเรื่องนั้นๆ เช่น สวัสดิการสมาชิก ค่าเดินทาง การจัดหมวดหมู่ให้กับระเบียบปฏิบัติเหล่านี้ ให้สืบค้นง่าย ก็จะเป็นหลักให้อ้างอิงวิธีปฏิบัติในอนาคต เพื่อให้มติที่ประชุมได้รับการถือปฏิบัติ บทบาทที่สาม การกำกับติด
สมาคม สมาคมการค้า มูลนิธิ และชมรมต่างๆ ตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่างที่ไม่ใช่เพื่อหวังเอากำไรมาแบ่งปันกัน มูลนิธิ มักก่อตั้งเพื่อจัดการทรัพย์สินเพื่อประโยชน์สาธารณะ สมาคมมักตั้งขึ้นเพื่อกระทำกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างต่อเนื่อง สมาคมการค้าก่อตั้งขึ้นเพื่อส่งเสริมการประกอบการของสมาชิก เป็นต้น การบริหารหน่วยงานไม่หวังผลกำไรเหล่านี้ มีความแตกต่างจากการบริหารหน่วยธุรกิจหลายอย่าง จึงต้องอาศัยชุดความคิดอีกแบบหนึ่งที่แตกต่างจากการบริหารธุรกิจ