ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก

บทบาทของเลขาฯสมาคม

เลขาฯคณะกรรมการบริหารสมาคม มีบทบาทมากกว่าที่คิด

เรามักคุ้นกับบทบาทของเลขาฯ เฉพาะบทบาทในการประชุม อันที่จริงบทบาทของเลขาฯสมาคมยังครอบคลุมด้านอื่นๆอีก

บทบาทแรก เกี่ยวกับการประชุม เลขาฯคณะกรรมการ มีบทบาทตั้งแต่การจัดเตรียมวาระการประชุม ร่วมกับนายกสมาคม การหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่จะพิจารณา เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการ หากในระหว่างประชุม ที่ประชุมมีข้อมูลที่ถูกต้อง และรอบด้านเพียงพอที่จะลงมติ ก็จะไม่ต้องรอให้เนิ่นช้าออกไป

ในระหว่างการประชุม หน้าที่บันทึกผลการพิจารณาของคณะกรรมการ เพื่อนำมาจัดทำรายงานการประชุม ก็เป็นหน้าที่ของเลขาฯ

บทบาทที่สอง เกี่ยวกับเอกสาร เลขาฯมีหน้าที่เก็บรักษา, ใช้ และปรับปรุงเอกสารสำคัญของสมาคม ไม่ว่าจะเป็นทะเบียนต่างๆ ใบอนุญาต ข้อบังคับสมาคม

สมาคมมักมีระเบียบปฏิบัติ หรือข้อกำหนดบางอย่างที่คณะกรรมการมีมติออกมาใช้กับกรณีที่เข้าเงื่อนไขในเรื่องนั้นๆ เช่น สวัสดิการสมาชิก ค่าเดินทาง การจัดหมวดหมู่ให้กับระเบียบปฏิบัติเหล่านี้ ให้สืบค้นง่าย ก็จะเป็นหลักให้อ้างอิงวิธีปฏิบัติในอนาคต เพื่อให้มติที่ประชุมได้รับการถือปฏิบัติ

บทบาทที่สาม การกำกับติดตาม โดยปกติในที่ประชุมคณะกรรมการ จะมีมติ หรือมอบหมายงานในเรื่องต่างๆ หากไม่มีการติดตามผล มติของที่ประชุมจะกลายเป็นสิ่งไร้ความหมาย แนวคิด นโยบายต่างๆไม่ถูกเปลี่ยนเป็นการปฏิบัติ เลขาฯจึงมีหน้าที่ในการกำกับติดตามการปฏิบัติตามมติที่ประชุม เพื่อนำมาแจ้งให้คณะกรรมการรับทราบต่อไป

บทบาทที่สี่ เป็นช่องทางในการติดต่อสื่อสาร เลขาฯจะเป็นศูนย์กลางข้อมูล การไหลของข้อมูล การติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสมาคม จะต้องผ่านเลขาฯเสมอ เลขาฯจึงเป็นผู้ที่มีข้อมากที่สุด

บทบาทที่ห้า การถ่ายงานออกจากกระเป๋าของนายกสมาคม โดยปกตินายกสมาคมจะเป็นตัวหลักที่ต้องออกสู่ภายนอก ในแต่ละครั้งที่ออกไป จะมีข้อมูล และเรื่องราวต่างๆกลับมาเสมอ บางครั้งอาจเป็นเพียงข้อมูลที่ยังไม่รู้วิธีใช้ แต่บางครั้งอาจเป็นวิกฤติหรือโอกาสที่ต้องได้รับการจัดการต่อไป สิ่งเหล่านี้ หากไม่ได้รับการถ่ายออกจากหัวของนายกสมาคม เพื่อรับการจัดการต่อที่เหมาะสม มันก็จะเป็นสิ่งรบกวนใจ เหมือนนักเทนนิส ที่เอาแต่ยัดลูกเทนนิสใส่กระเป๋ากางเกง โดยไม่เอาออกเสียบ้าง ก็จะทำให้เคลื่อนไหวลำบาก สิ่งรบกวนใจแม้เต็นนามธรรม แต่ก็มีพลังในการขัดขวางการทำงานไม่แพ้บูกเทนนิสในกระเป๋าการเกง

เลขาฯ มักเป็นผู้ทำงานใกล้ชิดกับนายกสมาคม จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมในการเป็นแหล่งพักของข้อมูล และงาน ก่อนที่จะกระจายต่อให้กับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม

บทบาทที่หก อื่นๆ เช่นการทำปฏิทินกิจกรรมของสมาคม

บทบาทของเลขาฯสมาคม มีมาก ซึ่งปกติ เลขาฯ มักเป็นกรรมการสมาคมคนหนึ่งซึ่งก็คือผู้ประกอบการที่อาสาใช้เวลาว่างส่วนหนึ่งเข้ามาช่วยบริหารสมาคม จึงยากที่อาสาสมัครเพียงคนเดียวจะทำได้ตามนี้ อีกทางเลือกหนึ่งก็คือ การใช้ทีมเลขา หลายๆคนแบ่งงานกันทำ และใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย

ป้ายกำกับ:

ความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

6 แหล่งรายได้ของสมาคม

สมาคมการค้าส่วนใหญ่มีปัญหาเรื่องขนาดงบประมาณที่จะใช้ในการผลักดันกิจกรรมของสมาคม ครั้นจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มจากสมาชิก สมาขิกก็มักจะไม่ยินยอมให้เก็บเพิ่ม สมาคมการค้าจึงมักจะต้องใช้วิธีปรับลดกิจกรรมตามแผนงานลง ปัญหาเช่นนี้มักเกิดขึ้นกับองค์การที่ไม่หวังผลกำไรอื่นประเภทที่เน้นบทบาทของสมาชิกด้วย อย่างไรก็ตาม หากพิจารณาดีๆ สมาชิกไม่ใช่แหล่งรายได้เดียวของสมาคมการค้า เมื่อจำแนกรายได้ของสมาคม จากเจ้าของเงิน เราสามารถแบ่งได้เป็น 1.สมาชิก :  สมาชิกเป็นแหล่งรายได้แรกๆที่สมาคมจะคิดถึง อย่างไรก็ตาม สมาคมสามารถได้รับรายได้จากสมาชิก ไม่เพียงแต่ในรูปแบบของค่าธรรมเนียมเท่านั้น สมาคมยังสามารถสร้างสรรค์บริการอื่นที่ตรงใจสมาชิก เพื่อรับค่าบริการเป็นการตอบแทน เช่นการอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพของสมาชิก, การจัดกิจกรรมเพื่อสร้างโอกาสทางการตลาดแก่สมาชิก เป็นต้น 2.ภาครัฐ :  องค์การไม่หวังผลกำไร เกิดขึ้นจากการที่รัฐบาลไม่สามารถดูแลงานภาคสังคมได้ทั่วถึง จึงเกิดการรวมตัวกันของชุมชนเข้ามาช่วยจัดการแทนภาครัฐ ดังนั้นภาครัฐจึงสนับสนุนงบประมาณและอื่นๆ เป็นการตอบแทนการทำหน้าที่แทนรัฐบาลขององค์การไม่แสวงหากำไร
แสดงความคิดเห็น
อ่านเพิ่มเติม

เหตุผลที่ภาครัฐนิยมติดต่อกับสมาคมการค้า

จุดเริ่มต้นของสมาคมการค้าจำนวนมาก มักก่อตัวจากกการมีความสนใจหรือปัญหาร่วมกัน จึงรวมตัวกันเป็นกลุ่มเครือข่าย หรือชมรมฯ และเมื่อผ่านการทำกิจกรรมติดต่อกับภาครัฐระยะหนึ่ง กลุ่มเครื่อข่ายนั้น มักได้รับคำแนะนำจากภาครัฐ ให้ดำเนินการจัดตั้งเป็นสมาคมการค้า ในด้านหนึ่งก็เพื่อให้กลุ่มเครือข่ายนั้นมีตัวตนตามกฏหมายเป็นนิติบุคคลหนึ่งที่ภาครัฐจะติดต่อทำธุรกรรมได้เป็นกิจจะลักษณะ อย่างไรก็ตาม ยังมีเหตุผลอื่นอีก โดยเฉพาะสมาคมการค้าที่ผ่านการจัดตั้งระยะหนึ่ง มีกลไกการทำงานของตัวเองแล้ว และนี่คือเหตุผลที่ภาครัฐนิยมในการติดต่อกับสมาคมการค้า 👉 เป็นตัวแทนของหน่วยจ้างงานของประเทศ สมาคมการค้าเป็นตัวแทนของสมาชิกผู้ประกอบการ ที่เป็นหน่วยย่อยในการขับเคลื่อนเศรษฐกิจและการจ้างงานทั่วไป จึงมีผลต่อเศรษฐกิจของประเทศ ในขณะที่รัฐบาลต้องการส่งเสริมธุรกิจ ให้มีการลงทุน ให้เกิดการจ้างงาน ประชาชนมีงานทำ มีการใช้จ่าย ธุรกิจจึงจะดำเนินต่อไปได้อันเป็นที่มาของภาษีที่รัฐจัดเก็บ ภาครัฐจึงอาศัยสมาคมการค้าที่เป็นตัวแทนผู้ประกอบการ เป็นช่องทางหนึ่งในการขับเคลื่อนเศรษฐกิจตามนโยบายของภาครัฐได้ 👉 เป็นคู่เจรจาที่น่าเชื่อถ
แสดงความคิดเห็น
อ่านเพิ่มเติม

แนวทางในการพัฒนาสมาคมการค้า

สมาคมการค้า จัดเป็นองค์การที่ไม่หวังผลกำไร ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการประกอบการของสมาชิก อย่างไรก็ตาม คุณค่าของสมาคมการค้า มิได้มีเพียงต่อผู้ประกอบการเท่านั้น สมาคมการค้ายังมีความรับผิดชอบต่อสังคม สมาคมการค้าจึงต้องจัดสมดุลระหว่างประโยชน์ของสมาชิกและสังคมส่วนรวมด้วย เพราะสังคมส่วนรวมก็คือลูกค้าของสมาชิก คือสภาพแวดล้อม หรือระบบนิเวศน์ของการประกอบการของสมาชิก แม้ว่าสมาชิกแต่ละรายอาจมิได้คำนึงถึง แต่สมาคมการค้าต้องคิดถึงผลกระทบเหล่านี้ด้วย กรรมการสมาคมการค้า จึงต้องมองภาพใหญ่กว่าสมาชิกแต่ละราย ต้องมองให้เห็นถึงระดับมหภาค นอกจากนี้ ภาครัฐนิยมขับเคลื่อนนโยบาย หรือโครงการบางอย่างผ่านสมาคมการค้า เพราะสมาคมการค้าเป็นการรวมตัว และเป็นตัวแทนของเอกชนที่เป็นผู้ประกอบการ อย่างไรก็ตาม ในหลายๆครั้ง หลายๆโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จ สาเหตุหนึ่งมาจากปัญหาเรื่องความไม่เข้มแข็งของสมาคมการค้านั้น ความเข้มแข็งของสมาคมการค้า สะท้อนออกมาในรูปของการจูงใจให้สมาชิกกระทำการบางอย่าง ที่สมาชิกไม่ยอมกระทำในสถานการณ์ปกติ หากสมาคมการค้าไม่เข้มแข็งเพียงพอ ก็ไม่สามารถชักจูงสมาชิกให้ทำเรื่องยากๆ การพัฒ
แสดงความคิดเห็น
อ่านเพิ่มเติม