ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก

บทบาทของเลขาฯสมาคม

เลขาฯคณะกรรมการบริหารสมาคม มีบทบาทมากกว่าที่คิด

เรามักคุ้นกับบทบาทของเลขาฯ เฉพาะบทบาทในการประชุม อันที่จริงบทบาทของเลขาฯสมาคมยังครอบคลุมด้านอื่นๆอีก

บทบาทแรก เกี่ยวกับการประชุม เลขาฯคณะกรรมการ มีบทบาทตั้งแต่การจัดเตรียมวาระการประชุม ร่วมกับนายกสมาคม การหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่จะพิจารณา เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการ หากในระหว่างประชุม ที่ประชุมมีข้อมูลที่ถูกต้อง และรอบด้านเพียงพอที่จะลงมติ ก็จะไม่ต้องรอให้เนิ่นช้าออกไป

ในระหว่างการประชุม หน้าที่บันทึกผลการพิจารณาของคณะกรรมการ เพื่อนำมาจัดทำรายงานการประชุม ก็เป็นหน้าที่ของเลขาฯ

บทบาทที่สอง เกี่ยวกับเอกสาร เลขาฯมีหน้าที่เก็บรักษา, ใช้ และปรับปรุงเอกสารสำคัญของสมาคม ไม่ว่าจะเป็นทะเบียนต่างๆ ใบอนุญาต ข้อบังคับสมาคม

สมาคมมักมีระเบียบปฏิบัติ หรือข้อกำหนดบางอย่างที่คณะกรรมการมีมติออกมาใช้กับกรณีที่เข้าเงื่อนไขในเรื่องนั้นๆ เช่น สวัสดิการสมาชิก ค่าเดินทาง การจัดหมวดหมู่ให้กับระเบียบปฏิบัติเหล่านี้ ให้สืบค้นง่าย ก็จะเป็นหลักให้อ้างอิงวิธีปฏิบัติในอนาคต เพื่อให้มติที่ประชุมได้รับการถือปฏิบัติ

บทบาทที่สาม การกำกับติดตาม โดยปกติในที่ประชุมคณะกรรมการ จะมีมติ หรือมอบหมายงานในเรื่องต่างๆ หากไม่มีการติดตามผล มติของที่ประชุมจะกลายเป็นสิ่งไร้ความหมาย แนวคิด นโยบายต่างๆไม่ถูกเปลี่ยนเป็นการปฏิบัติ เลขาฯจึงมีหน้าที่ในการกำกับติดตามการปฏิบัติตามมติที่ประชุม เพื่อนำมาแจ้งให้คณะกรรมการรับทราบต่อไป

บทบาทที่สี่ เป็นช่องทางในการติดต่อสื่อสาร เลขาฯจะเป็นศูนย์กลางข้อมูล การไหลของข้อมูล การติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสมาคม จะต้องผ่านเลขาฯเสมอ เลขาฯจึงเป็นผู้ที่มีข้อมากที่สุด

บทบาทที่ห้า การถ่ายงานออกจากกระเป๋าของนายกสมาคม โดยปกตินายกสมาคมจะเป็นตัวหลักที่ต้องออกสู่ภายนอก ในแต่ละครั้งที่ออกไป จะมีข้อมูล และเรื่องราวต่างๆกลับมาเสมอ บางครั้งอาจเป็นเพียงข้อมูลที่ยังไม่รู้วิธีใช้ แต่บางครั้งอาจเป็นวิกฤติหรือโอกาสที่ต้องได้รับการจัดการต่อไป สิ่งเหล่านี้ หากไม่ได้รับการถ่ายออกจากหัวของนายกสมาคม เพื่อรับการจัดการต่อที่เหมาะสม มันก็จะเป็นสิ่งรบกวนใจ เหมือนนักเทนนิส ที่เอาแต่ยัดลูกเทนนิสใส่กระเป๋ากางเกง โดยไม่เอาออกเสียบ้าง ก็จะทำให้เคลื่อนไหวลำบาก สิ่งรบกวนใจแม้เต็นนามธรรม แต่ก็มีพลังในการขัดขวางการทำงานไม่แพ้บูกเทนนิสในกระเป๋าการเกง

เลขาฯ มักเป็นผู้ทำงานใกล้ชิดกับนายกสมาคม จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมในการเป็นแหล่งพักของข้อมูล และงาน ก่อนที่จะกระจายต่อให้กับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม

บทบาทที่หก อื่นๆ เช่นการทำปฏิทินกิจกรรมของสมาคม

บทบาทของเลขาฯสมาคม มีมาก ซึ่งปกติ เลขาฯ มักเป็นกรรมการสมาคมคนหนึ่งซึ่งก็คือผู้ประกอบการที่อาสาใช้เวลาว่างส่วนหนึ่งเข้ามาช่วยบริหารสมาคม จึงยากที่อาสาสมัครเพียงคนเดียวจะทำได้ตามนี้ อีกทางเลือกหนึ่งก็คือ การใช้ทีมเลขา หลายๆคนแบ่งงานกันทำ และใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย

ความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

แนวทางในการพัฒนาสมาคมการค้า

สมาคมการค้า จัดเป็นองค์การที่ไม่หวังผลกำไร ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการประกอบการของสมาชิก อย่างไรก็ตาม คุณค่าของสมาคมการค้า มิได้มีเพียงต่อผู้ประกอบการเท่านั้น สมาคมการค้ายังมีความรับผิดชอบต่อสังคม สมาคมการค้าจึงต้องจัดสมดุลระหว่างประโยชน์ของสมาชิกและสังคมส่วนรวมด้วย เพราะสังคมส่วนรวมก็คือลูกค้าของสมาชิก คือสภาพแวดล้อม หรือระบบนิเวศน์ของการประกอบการของสมาชิก แม้ว่าสมาชิกแต่ละรายอาจมิได้คำนึงถึง แต่สมาคมการค้าต้องคิดถึงผลกระทบเหล่านี้ด้วย กรรมการสมาคมการค้า จึงต้องมองภาพใหญ่กว่าสมาชิกแต่ละราย ต้องมองให้เห็นถึงระดับมหภาค

นอกจากนี้ ภาครัฐนิยมขับเคลื่อนนโยบาย หรือโครงการบางอย่างผ่านสมาคมการค้า เพราะสมาคมการค้าเป็นการรวมตัว และเป็นตัวแทนของเอกชนที่เป็นผู้ประกอบการ

อย่างไรก็ตาม ในหลายๆครั้ง หลายๆโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จ สาเหตุหนึ่งมาจากปัญหาเรื่องความไม่เข้มแข็งของสมาคมการค้านั้น

ความเข้มแข็งของสมาคมการค้า สะท้อนออกมาในรูปของการจูงใจให้สมาชิกกระทำการบางอย่าง ที่สมาชิกไม่ยอมกระทำในสถานการณ์ปกติ หากสมาคมการค้าไม่เข้มแข็งเพียงพอ ก็ไม่สามารถชักจูงสมาชิกให้ทำเรื่องยากๆ

การพัฒนาสมาคมการ…

6 แหล่งรายได้ของสมาคม

สมาคมการค้าส่วนใหญ่มีปัญหาเรื่องขนาดงบประมาณที่จะใช้ในการผลักดันกิจกรรมของสมาคม ครั้นจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มจากสมาชิก สมาขิกก็มักจะไม่ยินยอมให้เก็บเพิ่ม สมาคมการค้าจึงมักจะต้องใช้วิธีปรับลดกิจกรรมตามแผนงานลง ปัญหาเช่นนี้มักเกิดขึ้นกับองค์การที่ไม่หวังผลกำไรอื่นประเภทที่เน้นบทบาทของสมาชิกด้วย

อย่างไรก็ตาม หากพิจารณาดีๆ สมาชิกไม่ใช่แหล่งรายได้เดียวของสมาคมการค้า เมื่อจำแนกรายได้ของสมาคม จากเจ้าของเงิน เราสามารถแบ่งได้เป็น


1.สมาชิก : 
สมาชิกเป็นแหล่งรายได้แรกๆที่สมาคมจะคิดถึง อย่างไรก็ตาม สมาคมสามารถได้รับรายได้จากสมาชิก ไม่เพียงแต่ในรูปแบบของค่าธรรมเนียมเท่านั้น สมาคมยังสามารถสร้างสรรค์บริการอื่นที่ตรงใจสมาชิก เพื่อรับค่าบริการเป็นการตอบแทน เช่นการอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพของสมาชิก, การจัดกิจกรรมเพื่อสร้างโอกาสทางการตลาดแก่สมาชิก เป็นต้น

2.ภาครัฐ : 
องค์การไม่หวังผลกำไร เกิดขึ้นจากการที่รัฐบาลไม่สามารถดูแลงานภาคสังคมได้ทั่วถึง จึงเกิดการรวมตัวกันของชุมชนเข้ามาช่วยจัดการแทนภาครัฐ ดังนั้นภาครัฐจึงสนับสนุนงบประมาณและอื่นๆ เป็นการตอบแทนการทำหน้าที่แทนรัฐบาลขององค์การไม่แสวงหากำไร ในโครงการที…

5 ขั้นตอนการสร้างอาสาสมัครในสมาคม และองค์การไม่หวังผลกำไรอื่น

ขั้นตอนการสร้างระบบอาสาสมัครให้เกิดขึ้นภายในสมาคมและองค์การที่ไม่หวังผลกำไรอื่นให้ประสบความสำเร็จนั้นประกอบด้วย 5 ขั้นตอนใหญ่ดังนี้
1.การวางแผน ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจกับความต้องการขององค์การเองก่อนว่าเรามีนโยบายอะไรเราหวังอะไรจากการมีอาสาสมัครเมื่อเราเข้าใจตัวเองแล้วจึงมาทำความเข้าใจกับตำแหน่งงานที่ต้องการอาสาสมัครแล้วทำกระบวนการออกแบบงานเพื่อให้ได้รายละเอียดของงานนั้นๆเป็นต้นว่าจุดมุ่งหมายของงานนั้นคุณสมบัติของผู้จะทำหน้าที่นี้ทักษะที่จำเป็นวันเวลาระยะเวลาพื้นที่การทำงานอำนาจหน้าที่ต่างๆคำอธิบายงานเป็นต้น
2.การสรรหาและคัดเลือก เมื่อได้รายละเอียดต่างๆของงานก็จะนำไปสู่ขั้นต่อไปคือการทำความเข้าใจกับกลุ่มผู้มีคุณสมบัติเป็นอาสาสมัครเป็นต้นว่าเขามุ่งหวังอะไรอะไรเป็นเหตุจูงใจให้เขามาเป็นอาสาสมัครจะสื่อสารกับพวกเขาได้อย่างไรจากนั้นก็สื่อสารออกไปเชิญชวนให้มาสมัครเพื่อที่สมาคมจะได้คัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติตรงกับรายละเอียดของตำแหน่งที่ได้ทำไว้ในข้อหนึ่ง
3.ปฐมนิเทศน์และฝึกอบรม เมื่อได้อาสาสมัครตามที่วางแผนไว้แล้วก็จะเป็นการตระเตรียมเพื่อให้อาสาสมัครสามารถทำงานได้ตามที่วางแผนไว้การปฐมนิเทศน์เป็นการทำ…