บทบาทของเลขาฯสมาคม

เลขาฯคณะกรรมการบริหารสมาคม มีบทบาทมากกว่าที่คิด

เรามักคุ้นกับบทบาทของเลขาฯ เฉพาะบทบาทในการประชุม อันที่จริงบทบาทของเลขาฯสมาคมยังครอบคลุมด้านอื่นๆอีก

บทบาทแรก เกี่ยวกับการประชุม เลขาฯคณะกรรมการ มีบทบาทตั้งแต่การจัดเตรียมวาระการประชุม ร่วมกับนายกสมาคม การหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่จะพิจารณา เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาของคณะกรรมการ หากในระหว่างประชุม ที่ประชุมมีข้อมูลที่ถูกต้อง และรอบด้านเพียงพอที่จะลงมติ ก็จะไม่ต้องรอให้เนิ่นช้าออกไป

ในระหว่างการประชุม หน้าที่บันทึกผลการพิจารณาของคณะกรรมการ เพื่อนำมาจัดทำรายงานการประชุม ก็เป็นหน้าที่ของเลขาฯ

บทบาทที่สอง เกี่ยวกับเอกสาร เลขาฯมีหน้าที่เก็บรักษา, ใช้ และปรับปรุงเอกสารสำคัญของสมาคม ไม่ว่าจะเป็นทะเบียนต่างๆ ใบอนุญาต ข้อบังคับสมาคม

สมาคมมักมีระเบียบปฏิบัติ หรือข้อกำหนดบางอย่างที่คณะกรรมการมีมติออกมาใช้กับกรณีที่เข้าเงื่อนไขในเรื่องนั้นๆ เช่น สวัสดิการสมาชิก ค่าเดินทาง การจัดหมวดหมู่ให้กับระเบียบปฏิบัติเหล่านี้ ให้สืบค้นง่าย ก็จะเป็นหลักให้อ้างอิงวิธีปฏิบัติในอนาคต เพื่อให้มติที่ประชุมได้รับการถือปฏิบัติ

บทบาทที่สาม การกำกับติดตาม โดยปกติในที่ประชุมคณะกรรมการ จะมีมติ หรือมอบหมายงานในเรื่องต่างๆ หากไม่มีการติดตามผล มติของที่ประชุมจะกลายเป็นสิ่งไร้ความหมาย แนวคิด นโยบายต่างๆไม่ถูกเปลี่ยนเป็นการปฏิบัติ เลขาฯจึงมีหน้าที่ในการกำกับติดตามการปฏิบัติตามมติที่ประชุม เพื่อนำมาแจ้งให้คณะกรรมการรับทราบต่อไป

บทบาทที่สี่ เป็นช่องทางในการติดต่อสื่อสาร เลขาฯจะเป็นศูนย์กลางข้อมูล การไหลของข้อมูล การติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสมาคม จะต้องผ่านเลขาฯเสมอ เลขาฯจึงเป็นผู้ที่มีข้อมากที่สุด

บทบาทที่ห้า การถ่ายงานออกจากกระเป๋าของนายกสมาคม โดยปกตินายกสมาคมจะเป็นตัวหลักที่ต้องออกสู่ภายนอก ในแต่ละครั้งที่ออกไป จะมีข้อมูล และเรื่องราวต่างๆกลับมาเสมอ บางครั้งอาจเป็นเพียงข้อมูลที่ยังไม่รู้วิธีใช้ แต่บางครั้งอาจเป็นวิกฤติหรือโอกาสที่ต้องได้รับการจัดการต่อไป สิ่งเหล่านี้ หากไม่ได้รับการถ่ายออกจากหัวของนายกสมาคม เพื่อรับการจัดการต่อที่เหมาะสม มันก็จะเป็นสิ่งรบกวนใจ เหมือนนักเทนนิส ที่เอาแต่ยัดลูกเทนนิสใส่กระเป๋ากางเกง โดยไม่เอาออกเสียบ้าง ก็จะทำให้เคลื่อนไหวลำบาก สิ่งรบกวนใจแม้เต็นนามธรรม แต่ก็มีพลังในการขัดขวางการทำงานไม่แพ้บูกเทนนิสในกระเป๋าการเกง

เลขาฯ มักเป็นผู้ทำงานใกล้ชิดกับนายกสมาคม จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมในการเป็นแหล่งพักของข้อมูล และงาน ก่อนที่จะกระจายต่อให้กับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม

บทบาทที่หก อื่นๆ เช่นการทำปฏิทินกิจกรรมของสมาคม

บทบาทของเลขาฯสมาคม มีมาก ซึ่งปกติ เลขาฯ มักเป็นกรรมการสมาคมคนหนึ่งซึ่งก็คือผู้ประกอบการที่อาสาใช้เวลาว่างส่วนหนึ่งเข้ามาช่วยบริหารสมาคม จึงยากที่อาสาสมัครเพียงคนเดียวจะทำได้ตามนี้ อีกทางเลือกหนึ่งก็คือ การใช้ทีมเลขา หลายๆคนแบ่งงานกันทำ และใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย