3 สิ่งต้องมีในแผนยุทธศาสตร์ของสมาคม

สมาคมจำนวนมากที่บริหารสมาคมไปโดยไม่มีแผน การจัดลำดับงานและทิศทางการตัดสินใจ ขึ้นอยู่กับว่าจะมีงานอะไรเร่งด่วนเฉพาะหน้าเข้ามา หรือใครเสียงดังที่สุดบนโต๊ะประชุม สภาพเช่นนี้ ย่อมไม่เป็นผลดีต่อสมาชิกที่รอรับความช่วยเหลือจากสมาคม ยากจะบอกได้ว่า สมาคมกำลังดำเนินการไปตามวัตถุประสงค์ของการก่อตั้งอยู่หรือไม่

สาเหตุมักเกิดขึ้นจากการที่สมาคมไม่มีแผนยุทธศาสตร์ของตนเองที่ใช้เป็นแนวทางในการบริหารและตัดสินใจ

คณะกรรมการสมาคมมักคิดว่า การทำแผนยุทธศาสตร์ เป็นเรื่องยากเกินไปที่สมาคมจะทำแผนยุทธศาสตร์เป็นของตัวเอง แต่ในความเป็นจริงแล้ว แผนยุทธศาสตร์ของสมาคม มีตั้งแต่ขนาดหนึ่งแผ่นกระดาษ ไปจนถึงเป็นเล่มหนาๆ แต่ทั้งหมดนี้ มี 3 สิ่งมี เหมือนๆกัน นั่นก็คือ

1. ระบุเป้าหมาย
สมาคมจะต้องระบุออกมาให้ชัดเจนถึงภาพความฝันที่มุ่งหมายจะไปให้ถึง เพื่อให้ทุกคนได้ทำความเข้าใจกับเป้าหมายร่วมกัน ลองคิดดูว่า ถ้าทีมของคุณแยกกันออกเดินทาง  โดยไม่ได้ตกลงกันให้ชัดเจนว่า เป้าหมายคือที่ใด คุณคิดว่า จะมีกี่คนที่คุณจะได้พบที่จุดหมายที่คุณคิดไว้  นี่เป็นอีกสาเหตุหนึ่ง ที่มือทำงานของแต่ละสมาคม มักพบว่า มีแต่ตัวเองเดินอยู่คนเดียว ส่วนเพื่อนๆต่างกระจัดกระจายไปคนละทาง สภาพเช่นนี้เห็นได้ชัดในเวลาประชุม การให้เหตุผลไปคนละทาง เพราะแต่ละคนต่างก็มองเป้าหมายของสมาคมต่างกันออกไป บางคนมองเป้าระยะสั้น บางคนมองเลยไปถึงเป้าระยะไกล ในแต่ละระยะก็มีจุดเน้นต่างกันอีก งานเหล่านี้ล้วนเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งหากไม่ได้ตกลงเป้าหมายกันก่อน ก็จะกลายเป็นแยกกันเดินแล้วหากันไม่เจอ

การไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน นอกจากจะวัดผลไม่ได้แล้ว ยังยากจะบอกด้วยว่า ตอนนี้คุณเดินหน้า หรือถอยหลัง ยังเดินตามทางหรือหลงทางไปแล้ว

2. ระบุขั้นตอนสำคัญของการเดินสู่เป้าหมาย
เมื่อรู้เป้าหมายแล้ว สิ่งถัดมาที่จะทำก็คือ การกำหนดขั้นตอนสำคัญที่จะไปถึงจุดหมาย ถ้าตกลงกันว่าเป้าหมายคือเชียงใหม่ และสมมุติว่าจากเงื่อนไขข้อจำกัดต่างๆที่มี เห็นพ้องกันว่าต้องไปทางเครื่องบิน ขั้นตอนสำคัญอาจกำหนดได้ว่า จองตั๋ว, เช็คอินขึ้นเครื่อง และถึงเชียงใหม่

3. การวัดผล
คือเกณฑ์ที่จะบอกได้ว่า เราทำงานสำเร็จแล้ว เราถึงปลายทางที่ฝันแล้ว สิ่งที่จะบอกได้ชัดๆอย่างนั้น คือเกณฑ์ที่สามารถวัดได้ ซึ่งกำหนดไว้ตั้งแต่ต้นให้สอดคล้องกับเป้าหมายตามข้อแรก

คณะกรรมการอาจตั้งคำถามถามตัวเองง่ายๆ 3 ข้อว่า
1. เรากำลังจะไปไหน?
2. เราจะไปยังไง?
3. รู้ได้ยังไงว่าเรามาถึงแล้ว?

เมื่อได้คำตอบแล้ว คุณก็จะได้แผนยุทธศาสตร์คร่าวๆกำกับการบริหารสมาคม ไม่ต้องหลงพายเรือวนในอ่างอีกต่อไป